6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527. maddesi uyarınca, sermaye şirketlerinin genel kurulları ile yönetim/müdürler kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkan tanınmıştır. Bu kapsamda, Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Müdürlüğünün 53382221 sayılı ve 20.03.2020 tarihli yazısı kapsamında COVID-19 salgınına karşı aşağıdaki destekleyici kararlar açıklanmıştır.
· Fiziki toplantı yerine elektronik ortam üzerinden genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları gerçekleştirilmesi tavsiye edilmiştir. Elektronik platformların (EYKS ve EGKS) kullanımında Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden (MKK) destek hizmeti alınabileceği belirtilmiştir.
· Esas sözleşmelerinde elektronik ortamda genel kurul yapılmasına ilişkin hüküm bulunmayan şirketlerin, yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerekli esas sözleşme değişikliğini gerçekleştirmeleri koşuluyla elektronik toplantı gerçekleştirmelerine imkan tanınmıştır.
ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİNİN KAPSAMI
i. Elektronik toplantılar ve toplantılara elektronik ortamdan katılma talepleri Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) üzerinden gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda hak sahipleri veya temsilcileri, güvenli elektronik imza veya mobil imzaları vasıtasıyla elektronik katılım taleplerini iletme, görüş bildirme ve oy verme haklarını kullanabilmektedirler.
ii. Yurt dışında bulunanlarca e-imza temin edilmesi işlemleri, noter veya Türk konsolosluklarına başvuru gerektirdiğinden uygulamada birtakım zorlukları beraberinde getireceği değerlendirilmektedir.
iii. Şirket esas sözleşmesinde elektronik ortamda toplantı yapılmasına ilişkin düzenleme bulunması durumunda, hak sahipleri yapılacak her genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma talebinde bulunabilecek ve şirketler bu talepleri karşılamakla yükümlü olacaklardır.
iv. TTK m.437/I uyarınca genel kurul toplantısından en az on beş gün önce pay sahiplerinin incelemesine sunulması gereken evraklara (şirket finansal tabloları, konsolide finansal tabloları, yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve kar dağıtım önerisi), internet sitesi üzerinden erişim sağlanması gerekmektedir.
v. EGKS kullanımı durumunda toplantıya katılımların tamamının elektronik ortam üzerinden gerçekleştirilmesi zorunlu olmayıp, bir kısım hak sahiplerinin fiziki toplantı yapması ve her iki toplantının eş zamanlı şekilde açılması mümkündür. Ancak EGKS üzerinden iletilen elektronik katılım talepleri geri alınmadığı müddetçe ilgilinin fiziksel katılım göstermesi mümkün olmayacaktır.
Comments